Čo je KPI? Definícia, typy a príklady pre firmy

Väčšina firiem meria desiatky čísel. Problém je, že len málokto vie povedať, ktoré z nich naozaj rozhodujú o tom, či firma rastie alebo sa potichu prepadáva. A presne tu prichádza na rad otázka, čo je KPI a prečo by ste sa bez neho nemali rozhodovať.

KPI nie je ďalší report do šuplíka. Je to číslo, ktoré vám povie, či sa približujete k cieľu, alebo sa od neho vzďaľujete. Ak ho nastavíte dobre, ušetrí vám hodiny dohadov. Ak zle, budete sledovať čísla, ktoré pekne vyzerajú, ale nič neriešia.

Čo je KPI

KPI je skratka z anglického Key Performance Indicator, po slovensky kľúčový ukazovateľ výkonnosti. Je to merateľné číslo, ktoré ukazuje, ako úspešne firma, tím alebo proces napĺňa stanovený cieľ.

Dôležité slovo je kľúčový. KPI nie je hocijaký údaj, ale práve ten, ktorý má reálny dopad na výsledok. Meria sa vždy v čase, takže nesledujete jedno číslo, ale jeho vývoj, či rastie, klesá alebo stagnuje.

KPI vs KPIs: v jednotnom čísle hovoríme o jednom ukazovateli (napríklad rast tržieb), v množnom o sade ukazovateľov, ktoré sledujete naraz (tržby, marža, miera udržania zákazníkov a podobne). V praxi sa obe formy používajú prakticky zameniteľne.

KPI vs metrika: nie každé číslo je KPI

Toto je rozdiel, ktorý veľa firiem prehliada. Metrika je akýkoľvek údaj, ktorý viete zmerať. KPI je metrika, ktorá je naviazaná na cieľ a vedie k rozhodnutiu.

Počet návštev webu je metrika. Sama o sebe vám nepovie, či sa firme darí. Ak je vaším cieľom rast tržieb z online predaja, KPI bude skôr konverzný pomer alebo tržba na návštevníka, lebo tie priamo ovplyvňujú výsledok.

Jednoduchý test: ak číslo klesne alebo stúpne a vy presne viete, čo to znamená a čo s tým spravíte, je to KPI. Ak len pokrčíte plecami, je to obyčajná metrika a sledujete ju len pre zaujímavosť.

Aké sú typy KPI

KPI sa dajú deliť podľa viacerých hľadísk. V praxi sa najčastejšie stretnete s týmito troma rovinami.

High-level vs low-level KPI

Toto je základná hierarchia ukazovateľov. High-level KPI sledujú firmu ako celok, napríklad celkové tržby, čistý zisk alebo prevádzkový cash flow. Zaujímajú hlavne majiteľa a vedenie.

Low-level KPI sa pozerajú na konkrétne oddelenia a procesy, napríklad miera konverzie v marketingu, rýchlosť vybavenia objednávky alebo produktivita výroby. Tieto čísla rozmenia veľký cieľ na drobné, ovplyvniteľné kúsky.

Podľa oblasti

Podľa toho, čo merajú, sa KPI delia najmä na:

• Strategické – dlhodobé ciele firmy (rast trhového podielu, rast zisku).
• Prevádzkové – každodenná efektivita (čas vybavenia zákazníka, počet spracovaných objednávok).
• Finančné – peniaze a zdravie firmy (tržby, marža, cash flow).
• Zákaznícke – spokojnosť a udržanie zákazníkov (miera udržania, NPS).

Leading vs lagging ukazovatele

Lagging (výsledkové) ukazovatele merajú to, čo sa už stalo, napríklad minuloročné tržby. Sú spoľahlivé, ale dozviete sa ich neskoro.

Leading (predstihové) ukazovatele predpovedajú budúci výsledok, napríklad počet nových dopytov alebo hodnotu ponúk v príprave. Dobrá sada KPI kombinuje oboje, aby ste videli aj výsledok, aj to, čo k nemu vedie.

Finančné KPI, ktoré by mala sledovať každá firma

Ak máte sledovať len jednu skupinu ukazovateľov, nech sú to finančné KPI. Hovoria totiž najpriamejšie o tom, či firma zarába a či prežije. Tu je prehľad tých najdôležitejších.

Tieto čísla spolu súvisia, preto ich treba čítať dohromady, nie izolovane. Detailnejšie sa im venujeme v článku o tom, ako funguje finančné riadenie firmy, a samostatne sme rozobrali aj working capital (pracovný kapitál).

Ak si chcete dve z týchto KPI rýchlo prepočítať, máme na to nástroje: kalkulačka cashflow a kalkulačka EBITDA. Spoľahlivé čísla pre všetky finančné KPI však vychádzajú z poriadne vedeného účtovníctva a účtovnej závierky, inak sledujete skreslené dáta.

Ako správne nastaviť KPI

Zlé KPI je horšie ako žiadne, lebo vás tlačí nesprávnym smerom. Pri nastavovaní vám pomôžu dva osvedčené nástroje.

Metóda SMART

Každé KPI by malo spĺňať päť vlastností podľa metódy SMART:

• S (špecifické) – jasne definované, nie vágne.
• M (merateľné) – vyjadrené číslom.
• A (dosiahnuteľné) – reálne, nie zbožné prianie.
• R (relevantné) – naviazané na skutočný cieľ firmy.
• T (časovo ohraničené) – s jasným termínom, dokedy.

Otázky pred nastavením KPI

Než stanovíte konkrétne číslo, prejdite si týchto šesť otázok:

1. Aký cieľ chcem dosiahnuť?
2. Prečo je tento cieľ pre firmu dôležitý?
3. Z akého zdroja budem čerpať dáta?
4. Ako presne budem ukazovateľ merať?
5. Ako často ho budem vyhodnocovať?
6. Kto je zaň zodpovedný?

Posledná otázka je najčastejšie zabúdaná. KPI, ktoré nikto nevlastní, sa po čase prestane sledovať.

Vlastnosti dobrého KPI

Dobré KPI spoznáte podľa toho, že je:

• Vyčísliteľné – založené na dátach, nie na pocite.
• Zrozumiteľné – pochopí ho každý, koho sa týka, bez troch odsekov vysvetľovania.
• Akčné – keď sa číslo zmení, viete, čo to znamená a čo spraviť.
• Naviazané na cieľ – bez väzby na cieľ je to len metrika.
• Pravidelne sledované – má zmysel len vtedy, keď ho meriate opakovane v čase.

Najčastejšie chyby pri KPI

Aj firmy, ktoré KPI sledujú, často robia tie isté chyby. Vyhnite sa im:

• Priveľa ukazovateľov. Keď sledujete tridsať čísel, nesledujete nič. Vyberte si hŕstku tých kľúčových.
• Vanity metriky. Čísla, ktoré pekne vyzerajú (lajky, návštevy), ale nemajú väzbu na výsledok.
• KPI bez cieľovej hodnoty. Sledujeme tržby nestačí. Treba vedieť, kam sa chcete dostať a dokedy.
• KPI bez akcie. Ak na pokles čísla nikto nereaguje, sledovanie je strata času.
• Jednorazové meranie. KPI bez pravidelného vyhodnocovania je len momentka, nie ukazovateľ vývoja.

Úprimne, najčastejší problém v praxi nie je nedostatok dát, ale ich prebytok. Firmy zbierajú všetko a vyhodnocujú málo.

KPI dashboard: ako mať ukazovatele vždy po ruke

Najlepšie nastavené KPI je vám nanič, ak sa k číslam dostanete raz za štvrťrok a ešte k tomu z troch rôznych excelov. Práve preto sa KPI čoraz častejšie zobrazujú v dashboarde, teda na jednom prehľadnom mieste, ktoré ťahá dáta automaticky.

Excel a Google Sheets fungujú, ale ručný prepis prináša chyby a oneskorenie. Keď máte online účtovníctvo prepojené s reportingom, finančné KPI ako tržby, marža či cash flow vidíte priebežne, nie s mesačným sklzom.

Presne na tomto stojí prístup Bilanc. Vďaka digitalizácii a automatizácii vedenia účtovníctva má klient svoje finančné ukazovatele prehľadne v klientskom portáli, takže sa rozhoduje podľa aktuálnych čísel, nie podľa odhadov spred mesiaca.

Záver

KPI nie sú o tom, merať čo najviac. Sú o tom, merať to správne a podľa toho konať. Keď si vyberiete hŕstku kľúčových ukazovateľov, nastavíte ich metódou SMART a budete ich pravidelne sledovať, premeníte čísla z minulosti na nástroj rozhodovania o budúcnosti.

Ak chcete mať finančné KPI postavené na spoľahlivých dátach a vždy po ruke, ozvite sa nám. V Bilanc spojíme vedenie účtovníctva a daňové poradenstvo s digitálnym prehľadom, aby ste vy riešili rast firmy a nie dohľadávanie čísel.