Vyúčtovanie pracovnej cesty
Stiahnite si tento vzor
Vyúčtovanie pracovnej cesty je doklad, ktorým zamestnanec po návrate z cesty zúčtuje nárok na cestovné náhrady. Náš vzor v Exceli počíta stravné, krátenie za poskytnuté jedlo aj náhradu za použitie vlastného auta automaticky - stačí doplniť údaje o ceste a platné sadzby.
Formát XLSX, otvorí sa v Exceli, Google Sheets aj LibreOffice. Vyplniteľné polia sú farebne odlíšené, súčty a výpočty sú vzorcami. Súčasťou je druhý list s návodom.
Kedy vzniká nárok na cestovné náhrady
Nárok vzniká pri pracovnej ceste, teda pri výkone práce mimo miesta pravidelného pracoviska dohodnutého v pracovnej zmluve. Zamestnávateľ zamestnanca na cestu vyšle a určí podmienky, najmä miesto výkonu, čas trvania a dopravný prostriedok.
Zamestnancovi patrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov, náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie, stravné, náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov a pri použití vlastného vozidla aj základná náhrada a náhrada za spotrebované pohonné látky.
Rovnaké pravidlá sa vzťahujú aj na konateľov, spoločníkov a osoby vykonávajúce prácu na dohodu, ak to majú dohodnuté.
Čo vzor obsahuje
- Údaje o zamestnávateľovi a zamestnancovi vrátane čísla účtu na vyplatenie
- Údaje o pracovnej ceste - účel, miesta, začiatok, koniec, dopravný prostriedok
- Tabuľku priebehu cesty s automatickým súčtom kilometrov
- Výpočet stravného podľa časových pásiem
- Krátenie stravného za bezplatne poskytnuté raňajky, obed alebo večeru
- Výpočet náhrady za použitie vlastného vozidla vrátane pohonných látok
- Tabuľku ostatných výdavkov s odkazom na čísla dokladov
- Rekapituláciu s odpočtom preddavku a výsledným doplatkom alebo vrátením
- Podpisové polia pre zamestnanca, kontrolu a schválenie
Ako sa počíta stravné
Stravné závisí od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni a delí sa do troch časových pásiem: 5 až 12 hodín, nad 12 do 18 hodín a nad 18 hodín. Pre každé pásmo platí iná suma, ktorú stanovuje opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR.
Ak zamestnanec počas cesty dostal bezplatné jedlo, stravné sa kráti - za raňajky o 25 %, za obed o 40 % a za večeru o 35 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín. Vo vzore preto vyplňte sadzbu pre toto pásmo aj vtedy, ak doň žiadny deň cesty nespadal.
Sadzby sme do vzoru zámerne nepredvyplnili. Menia sa v priebehu roka a natvrdo napísané číslo by vás mohlo pomýliť. Aktuálne sumy si pred vyúčtovaním overte.
Náhrada za použitie vlastného vozidla
Ak sa zamestnávateľ so zamestnancom dohodol na použití súkromného auta, náhrada sa skladá z dvoch častí. Prvou je základná náhrada za každý kilometer jazdy, druhou náhrada za spotrebované pohonné látky.
Náhrada za palivo sa počíta z počtu kilometrov, spotreby uvedenej v technickom preukaze vozidla a ceny pohonnej látky. Cenu preukazujete dokladom o nákupe alebo použijete priemernú cenu zisťovanú Štatistickým úradom SR za príslušné obdobie. Vzor obidve zložky spočíta automaticky po zadaní sadzby, spotreby a ceny.
Ako vzor vyplniť
Zapíšte jednotlivé úseky cesty do tabuľky priebehu, kilometre sa spočítajú a prenesú do časti o vozidle. Doplňte počet dní v jednotlivých časových pásmach a platné sadzby stravného. Uveďte poskytnuté jedlá, ak nejaké boli. Vyplňte údaje o vozidle a ostatné výdavky s číslami dokladov. Na záver zadajte prípadný preddavok a posledný riadok ukáže sumu na doplatenie alebo vrátenie.
K vyúčtovaniu priložte všetky doklady preukazujúce vynaložené výdavky. Bez nich náhradu nemožno uznať ako daňový výdavok zamestnávateľa.
Časté otázky
Dokedy musí zamestnanec vyúčtovanie predložiť?
Do 10 pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty, ak sa so zamestnávateľom nedohodol inak. Zamestnávateľ je v rovnakej lehote povinný vyúčtovanie vyrovnať.
Sú cestovné náhrady zdaniteľným príjmom zamestnanca?
Náhrady poskytnuté do výšky ustanovenej zákonom o cestovných náhradách nie sú predmetom dane z príjmov ani vymeriavacím základom na odvody. Suma vyplatená nad tento rámec sa posudzuje ako zdaniteľný príjem.
Ako sa kráti stravné, ak zamestnanec dostal jedlo zadarmo?
Za bezplatne poskytnuté raňajky sa stravné kráti o 25 %, za obed o 40 % a za večeru o 35 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín. Vzor krátenie vypočíta automaticky po zadaní počtu jedál.
Čím preukážem cenu pohonnej látky?
Dokladom o nákupe pohonnej látky, z ktorého je cena zrejmá. Ak doklad nemáte, môžete použiť priemernú cenu zisťovanú Štatistickým úradom SR za obdobie, v ktorom sa pracovná cesta uskutočnila.
Aký je rozdiel medzi cestovným príkazom a vyúčtovaním?
Cestovný príkaz sa vystavuje pred cestou a určuje jej podmienky - účel, miesto, čas a dopravný prostriedok. Vyúčtovanie sa vypĺňa po návrate a zúčtováva skutočné výdavky a nárok na náhrady. V praxi sa často vedú na jednom tlačive.
Musí sa vyúčtovanie robiť aj pri ceste bez ubytovania a stravy?
Áno. Vyúčtovanie je podkladom pre výplatu náhrad a zároveň dokladom pre účtovníctvo. Aj krátka cesta, pri ktorej vznikol nárok len na stravné alebo cestovné, sa musí zúčtovať.
Nechcete cestovné náhrady riešiť sami?
Cestovné náhrady patria medzi oblasti, kde sa najčastejšie chybuje v krátení stravného a v prepočte kilometrov. V Bilanc vedieme mzdovú a účtovnú agendu vrátane cestovných náhrad a postaráme sa, aby výpočty aj doklady sedeli.