Slovensko má už takmer 60 digitálnych poštárov a ich sprostredkovateľov

Ešte pred niekoľkými mesiacmi bol digitálny poštár pre väčšinu podnikateľov neznámy pojem. Dnes ich Finančná správa eviduje 59 a ďalších osem subjektov je v procese akreditácie. 

Dôvodom rýchleho rastu je povinná elektronická fakturácia, ktorá sa pri tuzemských transakciách začne uplatňovať od 1. januára 2027. Firmy, živnostníci, účtovníci aj verejné organizácie sa preto musia pripraviť na nový spôsob odosielania a prijímania faktúr.

Digitálneho poštára si však netreba vyberať podľa názvu ani podľa najnižšej mesačnej ceny. Rozhodujúce bude prepojenie s účtovným programom, počet spracovaných dokladov, spôsob archivácie a prístup pre účtovníka.

Čo je digitálny poštár

Digitálny poštár je bežné označenie pre certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby. Zabezpečuje bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr medzi dodávateľom a odberateľom prostredníctvom siete Peppol.

Jeho úlohou nie je iba preposlať súbor. Digitálny poštár overuje odosielateľa a príjemcu, zabezpečuje správne doručenie faktúry a umožňuje štandardizovanú výmenu údajov medzi rôznymi účtovnými a informačnými systémami. 

Peppol pritom funguje ako európska sieť na bezpečnú výmenu obchodných dokumentov. Faktúry používané v tejto sieti majú štandardizovaný formát Peppol BIS založený na európskej norme EN 16931. 

V praxi digitálny poštár zabezpečí najmä:

• prevzatie faktúry z účtovného alebo fakturačného programu,
• kontrolu technického formátu,
• overenie odosielateľa a príjemcu,
• bezpečný prenos cez sieť Peppol,
• doručenie faktúry odberateľovi,
• potvrdenie o odoslaní a prijatí,
• prípadné prepojenie s účtovníctvom a archiváciou.

PDF faktúra nebude eFaktúra

Samostatná faktúra vo formáte PDF nebude novou elektronickou faktúrou. PDF je dokument určený najmä na zobrazenie človekom, ale jeho údaje účtovný program nemusí vedieť automaticky spracovať.

Nová eFaktúra bude obsahovať údaje v predpísanom štruktúrovanom formáte. Vďaka tomu sa údaje o dodávateľovi, odberateľovi, sumách, DPH a položkách budú môcť preniesť priamo medzi systémami bez ručného prepisovania.

Podnikateľ môže naďalej vidieť aj čitateľnú podobu faktúry. Rozhodujúci však bude elektronický dátový formát, nie iba vizuálny dokument priložený k e-mailu.

Úprimne, práve tu vzniká najviac nedorozumení. Mnohé firmy si myslia, že už dnes používajú elektronické faktúry, pretože posielajú PDF e-mailom. Nový systém však funguje technicky úplne inak.

Aký je rozdiel medzi poskytovateľom a sprostredkovateľom

Certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby je subjekt, ktorý má potrebnú technickú infraštruktúru a certifikáciu na pripojenie k sieti Peppol.

Sprostredkovateľ ponúka službu podnikateľom vo vlastnom mene, pričom technické doručenie môže zabezpečovať iný certifikovaný poskytovateľ.

Príkladom sprostredkovateľa môže byť:

• dodávateľ účtovného programu,
• fakturačný portál,
• technologická spoločnosť,
• poskytovateľ podnikových informačných systémov,
• prevádzkovateľ webovej alebo mobilnej aplikácie.

Pre používateľa môže byť celý proces neviditeľný. Faktúru vytvorí vo svojom programe a odošle ju podobne ako doteraz. Na pozadí však doručenie vykoná certifikovaný poskytovateľ, s ktorým je jeho program alebo sprostredkovateľ prepojený.

Oficiálna aplikácia Finančnej správy preto pri jednotlivých riešeniach rozlišuje sprostredkovateľa, ktorého si vyberá zákazník, a certifikovaného poskytovateľa, ktorý technicky zabezpečuje doručovaciu službu. 

Prečo ich už je takmer 60

Počet digitálnych poštárov a ich sprostredkovateľov rastie najmä preto, že podnikatelia majú veľmi rozdielne potreby.

Malý živnostník s niekoľkými faktúrami mesačne nepotrebuje rovnaké riešenie ako obchodná spoločnosť, ktorá spracuje tisíce dokladov. Iné požiadavky má účtovná firma spravujúca desiatky klientov a iné veľký podnik alebo verejná inštitúcia.

Ako rýchlo trh rastie, ukazujú čísla Finančnej správy za posledné týždne:

Za necelých šesť týždňov teda pribudlo 23 certifikovaných riešení. Ak dnes váš dodávateľ softvéru ešte nemá partnera, o mesiac ho pokojne mať môže.

Medzi poskytovateľmi sú slovenské aj zahraničné spoločnosti. Zoznam zahŕňa subjekty z viacerých európskych krajín a podnikateľ si môže vybrať riešenie podľa veľkosti firmy, počtu faktúr aj spôsobu vedenia účtovníctva. 

Koho sa elektronická fakturácia dotkne

Od 1. januára 2027 budú pri tuzemských transakciách elektronické faktúry vystavovať predovšetkým slovenskí platitelia DPH.

Povinnosť vedieť eFaktúru prijať však bude širšia. Bude sa týkať aj zdaniteľných osôb, ktoré nie sú platiteľmi DPH, ak im platiteľ DPH dodá tovar alebo službu a vystaví elektronickú faktúru. 

Platiteľ DPH

Platiteľ DPH, ktorý fakturuje inému slovenskému podnikateľovi alebo organizácii, bude musieť:

• vystaviť faktúru v predpísanom elektronickom formáte,
• odoslať ju prostredníctvom certifikovanej doručovacej služby,
• vedieť prijímať eFaktúry od svojich dodávateľov,
• zabezpečiť spracovanie faktúr vo svojom systéme.

Zmena sa premietne aj do bežnej agendy okolo daňových priznaní a kontrolných výkazov DPH, keďže údaje z faktúr budú do účtovníctva vstupovať v štruktúrovanej podobe.

Neplatiteľ DPH

Neplatiteľ DPH spravidla nebude musieť eFaktúry vystavovať iba preto, že podniká. Musí však byť pripravený prijímať ich napríklad od:

• dodávateľa energií,
• mobilného operátora,
• prenajímateľa,
• dodávateľa materiálu,
• platiteľa DPH poskytujúceho služby.

Finančná správa pri modelovom príklade neplatiteľky DPH uvádza, že na prijímanie môže postačovať jednoduchá webová alebo mobilná aplikácia digitálneho poštára. Prístup k nej môže mať aj účtovník. 

Bežný občan

Koncových spotrebiteľov sa povinnosť netýka. Bežný občan bude faktúry za telefón, internet alebo energie dostávať rovnakým spôsobom ako doteraz, napríklad e-mailom alebo v zákazníckej aplikácii. 

Ako bude doručenie eFaktúry fungovať

Celý proces má byť pre používateľa čo najjednoduchší. Pri dobre nastavenom účtovnom programe sa väčšina technických krokov vykoná automaticky.

1. Dodávateľ vytvorí faktúru vo svojom programe.
2. Program vytvorí údaje vo formáte Peppol BIS.
3. Faktúru prevezme digitálny poštár dodávateľa.
4. Digitálny poštár overí technické údaje a adresáta.
5. Dokument odošle cez sieť Peppol.
6. Faktúru prijme poskytovateľ odberateľa.
7. Doklad sa zobrazí v účtovnom programe alebo elektronickej schránke odberateľa.
8. Údaje sa môžu automaticky preniesť do účtovníctva.

V ideálnom prípade používateľ nebude exportovať a nahrávať žiadne súbory. Faktúru odošle priamo zo svojho programu a prijatý doklad sa mu v rovnakom programe automaticky zobrazí.

V realite však bude záležať na konkrétnom softvéri. Niektoré programy ponúknu úplnú integráciu, pri iných bude potrebné faktúru nahrať do samostatnej aplikácie digitálneho poštára.

3 možné riešenia pre podnikateľa

Finančná správa opisuje tri základné možnosti, ako sa môže podnikateľ zapojiť do elektronickej fakturácie. 

1. Všetko priamo v účtovnom programe

Účtovný alebo fakturačný program bude prepojený s digitálnym poštárom. Používateľ vytvorí, odošle aj prijme faktúru priamo v programe.

Toto riešenie bude praktické najmä pre firmy, ktoré už používajú moderný účtovný systém a nechcú pracovať v ďalšej aplikácii.

2. Program bez priameho prepojenia

Faktúru vytvoríte vo svojom programe, ale následne ju nahráte do aplikácie vybraného digitálneho poštára. Rovnakým spôsobom môžete sťahovať aj prijaté doklady.

Takéto riešenie môže fungovať pri menšom počte faktúr. Pri desiatkach alebo stovkách dokladov mesačne však ručné prenášanie súborov môže zbytočne pridávať prácu.

3. Služba „všetko v jednom“

Niektorí digitálni poštári ponúknu vlastnú webovú alebo mobilnú aplikáciu na:

• vystavovanie faktúr,
• ich odosielanie,
• prijímanie dokladov,
• základnú evidenciu,
• prípadnú archiváciu.

Táto možnosť môže byť vhodná pre živnostníkov a malé firmy, ktoré dnes nepoužívajú komplexný účtovný systém.

Ako si vybrať digitálneho poštára

Začnite dodávateľom svojho účtovného alebo fakturačného programu, nie porovnávaním cenníkov. Zistite, či bude program podporovať Peppol BIS a s ktorými poskytovateľmi bude prepojený.

Finančná správa odporúča firmám postupovať v troch krokoch: overiť pripravenosť ekonomického softvéru, vybrať certifikovaného poskytovateľa alebo sprostredkovateľa a následne otestovať odosielanie aj prijímanie faktúr. 

Pri výbere si porovnajte najmä tieto oblasti:

Prepojenie s používaným programom

Najpraktickejšie býva riešenie integrované priamo v programe, ktorý už firma používa. Overte si však, či bude integrácia súčasťou bežnej aktualizácie alebo plateného doplnku.

Cena a spôsob účtovania

Poskytovateľ môže účtovať:

• mesačný paušál,
• poplatok za každú faktúru,
• balík s určitým počtom dokladov,
• poplatok podľa počtu používateľov,
• cenu za integráciu alebo archiváciu.

Nevyberajte iba podľa najnižšej mesačnej ceny. Lacná služba môže byť pri väčšom počte faktúr drahšia, ak sa každý dokument účtuje samostatne. Prepočítajte si preto cenu na svoj reálny mesačný objem dokladov, nie na cenníkový základ.

Počet klientov a dokladov

Účtovná firma potrebuje riešenie, ktoré dokáže oddeliť jednotlivých klientov, nastaviť oprávnenia a spracovať veľké množstvo dokladov.

Živnostník s piatimi faktúrami mesačne zasa nemusí platiť za rozsiahly podnikový systém. Ak vedenie účtovníctva riešite externe, dohodnite si s účtovníkom vopred, na koho strane bude doklady prijímať a kontrolovať.

Prístup pre účtovníka

Overte si, či môže mať účtovník samostatný prístup a či bude možné nastaviť rozdielne oprávnenia.

Prakticky je dôležité vedieť:

• kto uvidí prijaté faktúry,
• kto ich môže schváliť,
• kto ich zaúčtuje,
• kto bude riešiť chybné alebo odmietnuté doklady.

Archivácia

Doručenie faktúry a jej dlhodobá archivácia nemusia byť rovnakou službou. Overte si:

• ako dlho poskytovateľ uchováva doklady,
• či je archivácia zahrnutá v cene,
• ako sa dajú faktúry exportovať,
• čo sa stane po ukončení zmluvy,
• či máte vlastnú zálohu dokumentov.

Toto je bod, ktorý sa najčastejšie prehliada. Riešiť export dokladov až pri výpovedi zmluvy býva nepríjemné.

Technická a zákaznícka podpora

Pri zavádzaní nového systému sa môžu vyskytnúť problémy s registráciou, formátom dokladov alebo prepojením programu.

Najmä účtovná firma by mala vedieť, či poskytovateľ ponúka telefonickú podporu, servis v slovenskom jazyku a pomoc pri hromadnom nastavení klientov.

Kde je oficiálny zoznam poskytovateľov

Aktuálny oficiálny zoznam vedie Finančná správa v aplikácii na výber certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby.

V zozname sa pri jednotlivých riešeniach uvádza:

• názov sprostredkovateľa,
• krajina sprostredkovateľa,
• webová stránka,
• certifikovaný poskytovateľ,
• krajina certifikovaného poskytovateľa.

Podnikateľ by mal pri rozhodovaní vychádzať najmä z tohto oficiálneho zoznamu. 

Existujú aj verejné katalógy, ktoré umožňujú poskytovateľov filtrovať a porovnávať. Treba však vždy skontrolovať dátum aktualizácie.

Napríklad katalóg DigitálniPoštári.sk uvádzal k 7. júlu 2026 spolu 54 subjektov, z toho 45 certifikovaných a deväť v procese akreditácie. Finančná správa už o desať dní neskôr informovala o 59 certifikovaných poskytovateľoch a sprostredkovateľoch a ďalších ôsmich v akreditácii. 

Tento rozdiel neznamená, že jeden zoznam musí byť nesprávny. Ukazuje najmä to, že certifikácia napreduje rýchlo a údaj bez dátumu môže byť už o niekoľko dní neaktuálny.

Čo by mala firma urobiť už v roku 2026

Prechod na eFaktúry nie je vhodné nechávať na december 2026. Firma by mala mať vopred jasno v tom, kto bude faktúry vystavovať, prijímať, kontrolovať a účtovať.

Kontrolný zoznam

• Kontaktujte dodávateľa účtovného programu.
• Overte podporu formátu Peppol BIS.
• Zistite, či bude program prepojený s konkrétnym digitálnym poštárom.
• Skontrolujte oficiálny zoznam Finančnej správy.
• Porovnajte ceny a rozsah služieb.
• Nastavte prístupy pre účtovníka a zamestnancov.
• Dohodnite spôsob schvaľovania prijatých faktúr.
• Overte podmienky archivácie.
• Otestujte odosielanie aj prijímanie dokladov.
• Pripravte interný postup pre chybné alebo odmietnuté faktúry.

Najčastejšou chybou bude pravdepodobne čakanie na to, že všetko vyrieši účtovník. Účtovník môže pomôcť s výberom a nastavením, ale firma musí vedieť, kto bude mať prístup k dokladom a kto zodpovedá za ich vecnú kontrolu.

Často kladené otázky

Výber digitálneho poštára netreba odkladať

Takmer 60 digitálnych poštárov a ich sprostredkovateľov znamená, že podnikatelia už majú reálny výber. Zároveň však musia porovnať viacero technicky aj cenovo rozdielnych riešení.

Prvým krokom by nemalo byť podpisovanie zmluvy s náhodným poskytovateľom. Najskôr si treba overiť pripravenosť účtovného programu a zistiť, či jeho dodávateľ pripravuje vlastnú integráciu.

Dobre vybrané riešenie môže obmedziť ručné prepisovanie dokladov, zrýchliť ich spracovanie a zjednodušiť spoluprácu medzi firmou a účtovníkom. Nevhodné riešenie môže, naopak, vytvoriť ďalšiu aplikáciu, ďalšie prihlasovanie a ďalšie manuálne kroky.

Ak si nie ste istí, ktoré riešenie sedí na vašu firmu, pomôže daňové a účtovné poradenstvo. V Bilanci pomáhame klientom najmä s nastavením obehu dokladov, prístupov pre účtovníkov a nadväznosti na účtovný program.

Firmy majú počas roka 2026 priestor na výber a testovanie. Čím skôr si nastavia procesy, tým pokojnejší bude prechod na povinnú elektronickú fakturáciu od 1. januára 2027.